Nun, ich vermute Mal es geht Ihnen wie mir, dass passiert ständig. Ehrgeizige Menschen wie Sie und ich haben natürlich immer viele Ideen, viele Projekte, viele To-Do´s auf Ihrer Liste. Und werden dann auch noch von Ihren Mitarbeitern und von Kunden in Beschlag genommen, um viel zu erledigen.

So ist es bei mir zum Beispiel mit meinem Podcast. Ich habe mir vorgenommen, wöchentlich einen Podcast zu machen, und ich merke, dass das ziemlich viel von meinen Ressourcen frisst. Den Podcast gilt es vorzubereiten, die Idee auszuarbeiten, dann aufzunehmen, zu schneiden, zu veröffentlichen, auf die Homepage zu stellen, dann entsprechend in sozialen Medien zu veröffentlichen. Es kommt eins zum anderen. Pro Folge bin ich ungefähr 3-4 Stunden damit beschäftigt.

Meine Mitarbeiter nehmen mir natürlich einige dieser Aufgaben ab.
Die Idee und die kreative Arbeit, kommt aber natürlich von mir selbst.

Was nehmen Sie sich manchmal zu viel vor?

Oder besser: Was landet auf Ihrem Schreibtisch? Weil Ihre Kunden, Ihre Kollegen, Ihre Chefs Sie ansprechen und Ihre Zeit und Erfahrung in Beschlag nehmen.

Lassen Sie uns hier differenzieren. Zum einen gibt es Tätigkeiten, die jeden Tag brennen. Ein Kunde braucht ein Angebot, eine Präsentation für den nächsten Tag wird erstellt oder Ihre Mitarbeiter haben wichtige Fragen, die sie sofort klären wollen.
Auf der anderen Seite gibt es langfristig wichtige Projekte, die Sie vorantreiben wollen.

Das Tagesgeschäft dominiert

Hier würde ich gerne weiter differenzieren. Zunächst einmal, wie gehen Sie mit den Aufgaben um, die Sie jeden Tag schaffen wollen, das sogenannte Tagesgeschäft?
Bevor wir uns das anschauen, die Frage an Sie: Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie mit Tätigkeiten, die an dem Tag selbst erst entstehen?
Weil Sie an dem Tag selbst erst eine E-Mail bekommen oder angerufen werden oder Mitarbeiter, Chefs, Kollegen, etwas von Ihnen noch an demselben Tag wollen.

Wenn ich diese Frage im Seminar stelle, dann sagen die meisten Führungskräfte, etwa ein Drittel bis zwei Drittel sind geblockt durch Tätigkeiten, die an dem Tag selbst erst entstehen.
Wir müssen also davon ausgehen, dass etwa ein Drittel Ihres Arbeitstages, von einem neun Stunden Tag, also drei Stunden, schon geblockt sind. Dies durch Tätigkeiten, die an dem Tag erst entstehen. Dann können Sie für den Tag nur noch sechs Stunden verplanen. Wenn Sie dann auch noch drei Stunden Meetings an dem Tag haben, können Sie Aufgaben auf Ihre To-Do-Liste schreiben, die maximal drei Stunden Zeit in Anspruch nehmen.

Planen Sie realistisch

Was die meisten Führungskräfte aber machen, ist, das Sie einfach eine komplette To-Do-Liste schreiben, mit allen To-Do´s, die Sie überhaupt haben. Oder Sie schreiben eine Tages To-Do-Liste mit allen möglichen Aufgaben, die Sie in diesen drei Stunden überhaupt nicht schaffen können.
Dann ist damit auch schon vorprogrammiert, dass Sie am Abend immer noch vor einer relativ langen oder unerledigten To-Do-Liste stehen, oder besser gesagt, sitzen, weil sie sich einfach viel zu viel vorgenommen hatten.

Ich bin davon überzeugt, dass Sie viel vorsichtiger planen, wenn Sie wissen, Sie haben nur 3 Stunden zur Verfügung. Welches sind dann die Tätigkeiten, die Sie in diese 3 Stunden hineinpacken möchten?
Oder wie viel Stunden das auch immer bei Ihnen, am Ende der Vorbereitungsphase der Tagesplanung, sind.
Dann schreiben Sie in diese Liste, in diese Tagesliste, wirklich nur wichtige Dinge. Und entscheidend ist natürlich, dass Sie an dem Tag sofort morgens mit einer dieser wichtigen Aufgaben beginnen. Um gleich die ersten Dinge von dieser kurzen Liste abzuarbeiten. Mit anderen Worten, das ist ein Plädoyer, für kurze Tages To-Do-Listen, wo wirklich die Dinge draufstehen, die für Sie essenziell sind.

Weniger pro Tag vornehmen, mehr Wichtiges im Jahr schaffen

Von einem Kollegen habe ich mal gehört: „Auf eine To-Do-Liste für den Tag, nur drei Dinge draufschreiben, die Sie an diesem Tag auf jeden Fall vorantreiben wollen.“
Bei mir sind es quasi immer mehr als drei Dinge, die auf meiner Tages To-do-Liste stehen.
Nur die Frage ist, welches sind die zwei oder drei To-do´s, an denen Sie den Erfolg des Tages messen? Damit Sie diese Dinge am Ende des Tages auch wirklich gut bearbeitet haben.

Was ist nun mit den langfristig strategischen Dingen? Vielleicht kennen Sie das Zitat: Wir neigen dazu, zu überschätzen, was wir an einem Tag schaffen können. Und wir neigen auch dazu,  zu unterschätzen, was wir in einem Jahr erledigen können.

Warum wir das überschätzen, was wir an einem Tag schaffen können, haben wir nun schon bearbeitet. Schauen wir uns doch mal an, was Sie in einem Jahr schaffen können. Wenn Sie an eine wichtige, strategische Aufgabe denken, dann fällt die immer wieder unter den Tisch. Dies, weil an jedem einzelnen Tag einfach zu viele Dinge brennen, zu viele Dinge, E-Mails, Meetings und Anfragen auf Sie zukommen. Wie könne Sie das schaffen, diese strategisch wichtige Aufgabe trotzdem anzupacken?

Eine Stunde für Ihr Projekt

Die einfache Formel dazu lautet, dass Sie eine Stunde pro Tag reservieren. Zum Beispiel für 30 Tage, als erste Aufgabe des Tages. Das sind bei 30 Arbeitstagen, 20 Stunden, also zweieinhalb volle Tage, die Sie in ein Projekt investieren. Das Ganze innerhalb eines einzigen Monats. Natürlich können Sie auch ganze Tage blocken, wenn das bei Ihrer Tätigkeit als Führungskraft möglich ist.
Die meisten Führungskräfte sind aber über Wochen, wenn nicht über Monate, mit Terminen belegt. Somit ist eine Tagesplanung für ein Projekt schwierig.

Deshalb 30 Tage lang, also 20 Arbeitstage in Folge, die erste Stunde des Tages für diese strategische Aufgabe blocken. Beginnen Sie mit dieser Aufgabe, bevor Sie irgendeine andere Aufgabe anfassen. Idealerweise betreten Sie das Büro noch nicht einmal, sondern arbeiten von einem Café aus.
Alternativ setzen Sie sich zuerst einmal in einen leeren Meetingraum oder in die Caféteria. Wenn Sie wollen, finden Sie dafür einen Platz.
Häufig fallen solche Aufgaben unter den Tisch, weil Sie denken: „Naja, dafür brauch ich ja richtig viel Zeit, um das zu planen. So viel Zeit hab ich nicht.“ Also wird es von Tag zu Tag eher verschoben oder findet seinen Weg gar nicht auf die To-Do-Liste.

Das Wichtigste zuerst

Wenn Sie sich aber vornehmen, nur eine Stunde, morgens als erstes, zu reservieren, dann ist das in den allermeisten Fällen möglich. Dann kommen Sie entweder etwas früher ins Büro oder suchen sich wie gesagt ein ruhiges Plätzchen.
Der weitere Vorteil ist, dass Sie morgens hochkonzentriert sind, ausgeschlafen, fit und deshalb große Fortschritte bei Ihrer Denkarbeit haben werden.
Natürlich schmerzt die Unterbrechung nach einer Stunde, wenn Sie aufhören mit der Arbeit. Am nächsten Tag werden Sie mehrere Minuten brauchen, um wieder voll in die Tätigkeit hinein zu kommen. Aber das ist immer noch besser, als wenn Sie diese Aufgabe Woche um Woche, Monat um Monat, verschieben und dann mit dieser wichtigen Aufgabe ins Hintertreffen geraten.

Welches ist die wichtige Aufgabe für Sie?

Vielleicht ist es eine private Aufgabe, ein privates Projekt? Vielleicht ist es etwas berufliches?
Was auch immer, schreiben Sie die fünf bis sieben wichtigsten Themen für sich auf. Anschließend reduzieren Sie, bis nur noch eine einzige Tätigkeit übrig ist und die nehmen Sie sich für den nächsten Monat vor.
Wenn Sie diesen Blog lesen, dann überlegen Sie noch jetzt!

Welches ist das eine Projekt, dass Sie ab morgen, für jeweils sechzig Minuten bearbeiten möchten, noch bevor Sie irgendetwas anderes anpacken?!
Damit stellen Sie die Weichen, dass Sie ein langfristig wichtiges Projekt endlich anpacken!
Bei der Umsetzung wünsche ich Ihnen viel Erfolg!

Mir hat dieser Blog wie immer viel Freude bereitet und viel Spaß gemacht. Natürlich noch mehr, wenn ich von Ihnen höre, dass Sie davon das eine oder andere umsetzen. Schreiben Sie gerne zurück, inwiefern Ihnen die Ideen helfen oder welche Themen Sie sich noch wünschen für diesen Blog.
Ich werde diesen Blog und auch meinen Podcast „Führen wie ein Löwe“ ab sofort auf zwei wöchentlich ändern und damit mehr Zeit haben, in anderen Bereichen Dinge zu durchdenken.
Damit aber natürlich auch wieder Blog Ideen zu liefern, die Sie weiterbringen.

Ich freue mich auf den nächsten Blog, dann in zwei Wochen, wieder Montags um sieben Uhr.

Bis bald
Ihr Markus Jotzo