Vor einiger Zeit war ich geschockt.
Eine meiner Mitarbeiterinnen teilte mir nebenbei mit, dass sie sich jeden Tag 15 Minuten Arbeitszeit abziehe, da sie zwischendurch immer wieder über WhatsApp mit Freunden kommuniziere.

Einerseits freute ich mich, dass sie erkennt, dass private Tätigkeiten nicht zur Arbeitszeit zählen. Wie mir immer wieder Führungskräfte in meinen Seminaren erzählen, ist das überhaupt nicht selbstverständlich und private Aktivitäten nehmen während der Arbeitszeit teilweise immense Ausmaße an.

Gleichzeitig las ich einen Artikel über Ablenkungen und konzentriertes Arbeiten. Der Neurologe Martin Korte weiß, dass wir nach dem Lesen einer E-Mail mehrere Minuten brauchen, um uns wieder vollständig auf das zu konzentrieren, was wir vorher gemacht haben. Selbst wenn wir nur erwarten, dass eine Nachricht eintrifft – was bei regelmäßigen WhatsApp-Nutzern oft der Fall ist – stört das unsere Konzentration.

Als Konsequenz traf ich mit meiner Mitarbeiterin die Vereinbarung, dass sie nur noch in Pausen von mindestens 10 Minuten private Dinge tut. Denn sie war eine Mitarbeiterin, die oft sehr unkonzentriert arbeitete und dementsprechend häufig Flüchtigkeitsfehler machte.

Endlich hatte ich es gerafft

Das Allerbeste daran war aber, mein eigenes Verhalten zu reflektieren. Ich selbst bekomme zwar relativ wenige WhatsApp-Nachrichten, aber von diversen anderen Apps wie XING und LinkedIn überschlugen sich jeden Tag die Push-Nachrichten über die verschiedensten, meist völlig irrelevanten Themen. Dies lenkte mich immer wieder ab und kostete unbewusst meine Konzentration.

Was machen diese Push-Nachrichten mit uns? Sie reißen uns raus. Wir sind unbewusst abgelenkt und weniger konzentriert. Das heißt, dass eine Aufgabe umso länger dauert, je mehr Unterbrechungen wir haben.

Push-Nachrichten sind für mich so überflüssig wie Werbeblocks im spannenden Spielfilm.

Ich frage Sie:
Wieso erlauben Sie anderen Menschen oder Apps, Einfluss zu nehmen, auf den Zeitpunkt, wann Sie eine bestimmte Nachricht lesen?
Wieso erlauben Sie anderen, Ihre Konzentration unbewusst zu reduzieren?
Wieso gestatten Sie anderen, Ihre Arbeitsleistung zu reduzieren?

Im Training der letzten Woche sah ein Teilnehmer mindestens 5 Mal pro Stunde auf seine Apple Watch. Tolles Ding so eine Apple Watch. Aber wirksames, konzentriertes Zuhören ist damit schwer möglich.

Wir sind Anfänger

Für viele von uns gilt es, Konzentration neu zu erlernen.

Unser Arbeitsalltag ist inzwischen so turbulent, dass wir nur noch wenige Minuten am Stück an einer Aufgabe konzentriert sitzen. Der Grund für die Unterbrechungen waren früher Kollegen, Chefs oder das Telefon. Heute sind es Maschinen – wenn wir diese falsch nutzen.

Falsch?
Ja, ich nenne es falsch.
Prüfen Sie doch selbst mal, in den nächsten 24 Stunden, wie viele Ihrer Push-Nachrichten Sie wirklich sofort wahrnehmen müssen. Und auf welche Push-Nachricht hätten Sie auch getrost verzichten können?

Das gleiche gilt für Newsletter, die keinen Sinn stiften. Also ich versende meine „Praxis-Tipps Führung“ per E-Mail, die sehr viel Sinn stiften. Aber lesen Sie diese nicht sofort, sobald Sie sie erhalten, sondern erst dann, wenn Sie sich dafür Zeit nehmen möchten. Übrigens: Wenn Sie Interesse an meinem Newsletter haben, können Sie sich gerne unten auf der Seite dafür anmelden.

Und die Push-Nachrichten?

Schalten Sie sie alle aus! Alle!
Und sollten Sie zu denen gehören, die WhatsApp auch beruflich viel nutzen, dann machen Sie es wie mit Ihren E-Mails. Schauen Sie ab und zu rein. Wenn Sie eine halbe Stunde nicht geschaut haben, kann ich Ihnen eins versprechen: Es warten neue Nachrichten auf Sie!

Allein dieser Tipp kann Ihnen im Jahr 2018 viele Stunden konzentrierte Arbeitszeit ermöglichen und Zeit einsparen.

Push-Nachrichten alle ausstellen!

Konzentration im vollen Büro?

Diese Zeilen schreibe ich in meinem Schlafzimmer. Da sich mein Mitarbeiter gerade in meinem Büro aufhält und die Küche belagert, kann ich hier oben ruhig und konzentriert schreiben. Nicht eine einzige Unterbrechung: Konzentration, Qualität und Geschwindigkeit sind mein Gewinn.

Sollten Sie kein Homeoffice haben, setzen Sie sich einfach in ein freies Büro, um ungestört zu arbeiten oder reservieren Sie sich ein Besprechungszimmer. Ein ruhiges Plätzchen finden Sie quasi überall. Wer sucht, der findet.

Und dann nutzen Sie den Ortswechsel, um genau eine Aufgabe zu bearbeiten – 100% konzentriert ohne Handy, E-Mails und andere Unterbrechungen.

Ungestört arbeiten trotz Telefon

Quasi jedes Telefonat stört unseren Denkprozess. Sie sitzen ja nie da und warten auf Anrufe. Daher gewöhnen Sie sich an, das Telefon einmal am Tag für ein bis zwei Stunden umzuleiten auf einen Ihrer Mitarbeiter. Und wenn Sie einen Assistenten haben, dann stellen Sie das Telefon auf Dauer um und vereinbaren klare Zeitfenster, zu denen Sie nicht gestört werden wollen.
Wenn Sie im Meeting sind, gehen Sie ja auch nicht sofort ran, sondern rufen später zurück. Sollten Ihre Meetings regelmäßig so unwichtig sein, dass Sie tatsächlich sofort Ihre Anrufe beantworten, so haben Sie evtl. Potenzial, Ihre Meetingzeit zu optimieren. Mehr zum Thema Zeit sparen durch weniger Meetings erfahren Sie im Blog-Impuls 195: „20-30% Meeting Zeit sparen“.

Unterbrechungen durch unsere eigene Arbeitsweise

Ich gestehe, ich bin ein Hin- und Herspringer. Ich bin ein Ideen-Mensch, dem ständig neue Dinge einfallen, die ich auch noch umsetzen könnte. Daher ist für mich meine Tages-Planung so wichtig. Meine tägliche Todo-Liste zwingt mich immer wieder zur Priorität zurückzukehren.

Ich hatte mal einen Kollegen, der gar keine Todo-Liste hatte. Wie er sich genau organisierte, ist mir immer noch schleierhaft. Es gelang ihm aber richtig gut, weil er alles im Kopf hatte. Meine These: Er ist ein Genie und eine Ausnahme.

Meine Empfehlung lautet: Beginnen Sie den Morgen mit einer sehr wichtigen Aufgabe. Einer Aufgabe, die die Qualität Ihres Jobs sicherstellt. Und stellen Sie sicher, dass Sie sich selbst dabei nicht unterbrechen. Stellen Sie Ihr Handy in den Flugmodus.

Ach und noch was zum Thema Konzentration: Lesen Sie nicht als allererstes am Morgen die 10-30 neuesten E-Mails seit ihrem letzten Check. Morgens E-Mails mal schnell wegzuarbeiten, verringert nachweislich Ihre Konzentrations- und Entscheidungskraft. Also beginnen Sie den Tag lieber mit einer essentiellen Aufgabe, die Ihre volle Konzentration benötigt. Einzige Ausnahme: Sie sind ein Abendmensch, eine Nachtigall, die vor 10 Uhr morgens ohnehin nicht klar denken kann.

Morgenstund bringt Produktivität und Qualität – nie war das so wahr wie heute

Und noch ein Gedanke zum konzentrierten Arbeiten:
Viele sehr erfolgreiche Unternehmer sind Frühaufsteher. Wenn Sie um 6 oder 7 Uhr schon die erste frische Energie des Tages nutzen, um konzentriert Wichtiges zu durchdenken, haben Sie die erste wichtige Ernte des Tages bereits schon eingebracht, wenn die Anderen erst beginnen zu arbeiten. Googlen Sie doch mal, wenn Sie mehr zu diesem Thema wissen wollen: „Frühaufsteher und Erfolg“.
Erfolgreiche Frühaufsteher sind Apple-Chef Tim Cook, Virgin-Gründer Richard Branson, General Motors-Chefin Mary Barra und Ex-Präsidentengattin Michelle Obama.

Unterbrechungen durch Ihre Mitarbeiter minimieren

Sagen Sie Ihren Mitarbeitern nicht: „Meine Tür ist immer offen.“ Vereinbaren Sie besser 1:1-Termine, zum Beispiel alle ein oder zwei Wochen, in denen Ihre Mitarbeiter gebündelt ihre Themen mit Ihnen besprechen.

Führen Sie Sprechzeiten ein. Das finden Mitarbeiter zwar erst einmal merkwürdig, aber auch das hilft Ihnen:
Zum Beispiel täglich ab 11:30 Uhr für den Rest des Tages. Aber der Morgen gehört Ihnen! So können Sie am Vormittag viel wegschaffen. Besprechen Sie das mit Ihren Mitarbeitern. Wie oft brennt es wirklich, so dass Ihre Mitarbeiter Sie sofort brauchen? Vermutlich sehr selten. Aus einem Meeting hat Sie noch kein Mitarbeiter jemals herausgerufen. Warum sollten Sie dann eine Aufgabe, die Sie konzentriert bearbeiten, unterbrechen, wenn ein Mitarbeiter eine Frage an Sie hat?

Seien Sie aber gleichzeitig großzügig mit Terminen, die neben den 1:1-Gesprächen mit Ihren Mitarbeitern notwendig sind. Denn insgesamt ist es ein großer Führungsfehler, wenn Führungskräfte für Ihre Mitarbeiter nicht greifbar sind. Es gilt lediglich, den Zeitpunkt dieser regelmäßigen Mitarbeitergespräche zu steuern.

Sich selbst unterbrechen – ja, bitte!

Um konzentriert arbeiten zu können, sind Pausen essentiell. Das weiß jede Führungskraft, machen aber die wenigsten. Machen Sie alle 30-60 Minuten 5 Minuten Pause – idealerweise mit frischer Luft. Dann bleibt Ihre Konzentrationsfähigkeit erhalten und Sie erzielen mehr Ergebnisse, als wenn Sie durchknüppeln und mittags nur ein Sandwich essen, während Sie nebenbei Ihre E-Mails checken.
Pausen erhöhen Ihre Produktivität. Ich selbst bin auch so ein Ehrgeiziger und muss mich zu Pausen zwingen. Was soll’s – es hilft einfach!

Am Schluss: Diesen Blog zu lesen, dauert nur ca. 10 Minuten. Machen Sie doch mal was ganz verrücktes: Lesen Sie diesen Blog konzentriert ein zweites Mal und schreiben Sie sich einen oder zwei Tipps auf, die Sie bis spätestens morgen früh umsetzen. Noch besser: heute noch umsetzen.

Und wenn Sie weitere Tipps haben, dann schreiben Sie diese in die Kommentare! Das gleiche gilt für weiterführende Fragen, die ich gern beantworte.

Zeit ist die wertvollste Ressource, die Sie haben.
Gehen Sie geizig mit dieser Ressource um!

Viel Erfolg!
Ihr Markus Jotzo

Und nächste Woche geht’s im Blog-Impuls 191 um das Thema „Zuhör-Qualität“. Ich wünsche Ihnen beste Inspirationen.

Wenn Sie Unterstützung bei diesem oder anderen Führungsthemen benötigen, dann schreiben Sie mich an unter service@markus-jotzo.com  oder rufen mich an: +49 40 60 59 29 56.

Markus Jotzo für einen Vortrag oder Training für Ihre Führungskräfte buchen? Zum Beispiel „Vertrauen in der Führung“, „Teamgefühl trotz Distanz“ oder „Loslassen für Führungskräfte“ .

Präsenz oder Online.