Wenn Du Führungskraft bist, dann werden Dich diese drei Punkte brennend interessieren. Vermutlich nerven Dich sogar alle drei Todsünden selbst. Vermutlich bist Du Dir der Unproduktivität dieser Tatbestände sogar bewusst. Und vermutlich würdest Du es sehr gerne ändern.

Aber eine Veränderung ist bekanntlich gar nicht so einfach. Und deshalb hast Du diese drei Todsünden vermutlich nicht vollends im Griff. Wenn doch, dann herzlichen Glückwunsch!

Übrigens, ich coache erfahrene und weniger erfahrene Führungskräfte und Geschäftsführerinnen. Schon seit über 15 Jahren. Diese Todsünden gibt es auf allen Hierarchiestufen und auf jeder Erfahrungsstufe einer Führungskraft… Du darfst Dich also gern wiedererkennen. Und Du darfst die konkreten Lösungen gern anwenden und noch besser werden …

Lass uns direkt starten. Was sind die drei Todsünden einer Führungskraft? Falls du keine Führungskraft bist, sind diese drei Punkte für Dich genauso wichtig für Deine Produktivität.

Todsünde für Führungskräfte 1 „Zu viel selbst machen“

Du denkst so etwas wie „Ach, eh ich das jetzt delegiert habe, mach’ ich es schnell selbst. Dann weiß ich, dass es gemacht ist und dass es gut gemacht ist.“ Doch das kostet Dich wertvolle Arbeitszeit als Führungskraft.

Die Lösung:

Du reservierst ab sofort ein festes Zeitfenster von täglich 15 Minuten, in dem du in einem Delegationssprint Deine E-Mails durchscannst und per E-Mail Aufgaben an Deinen Assistenten, Deine Stellvertreterin oder andere Kolleginnen oder Mitarbeitende delegierst. Im Anschluss löschst Du Deine Original E-Mail. Wenn Du möchtest, dann bitte um ein Feedback bis zu einem bestimmten Termin. Wenn es Dir sehr wichtig ist, dann fragst Du einen Tag nach Verstreichen dieses Termins bei dieser Person nach. Oder Du vertraust einfach darauf, dass die andere Person sich darum kümmert.

Todsünde für Führungskräfte 2 „Zeit in Meetings verschwenden“

Immer wieder telefoniere ich mit Kunden oder Führungskräften. Aber die sind gerade im Meeting! Also kann die Teilnahme dieser Person im Meeting an dieser Stelle nicht besonders wichtig sein. Trotzdem sind sie im Meeting anwesend. Meistens online. Wenn Du zukünftig im Meeting Dich dabei erwischt, wie Du E-Mails checkst, an irgendetwas anderem arbeitest oder sogar Anrufe entgegennimmst, dann verschwendest Du gerade Zeit. Denn Deine Aufmerksamkeit ist in diesem Meeting offensichtlich nicht notwendig. Wie wäre es denn, wenn Du stattdessen in dieser Zeit hochkonzentriert etwas Wichtiges bearbeitest.

Die Lösung: 

Erstens: Verkürze die Standarddauer Deiner Meetings von 60 Minuten auf 45 Minuten. Das erhöht den Druck und die Aufmerksamkeit der Anwesenden. Wenn Du das zwei Mal pro Woche machst, dann ergibt das vier Stunden pro Monat und mehr als fünf wertvolle Arbeitstage pro Jahr, die Du sicher besser nutzen kannst.

Zweitens: Identifiziere noch heute ein Meeting, das Du ab sofort an Deinen Stellvertreter delegierst. Vielleicht kannst Du das Meeting sogar als Entwicklungsmaßnahme für Deinen Stellvertreter verkaufen, weil er etwas Neues lernt. Natürlich hat Dein Stellvertreter dann auch die Entscheidungskompetenz für die besprochenen Punkte. Und ganz wichtig: Die Zeit dieses Meetings nutzt Du für eine konzentrierte Denkaufgabe. Nicht für das Abarbeiten von E-Mails.

Drittens: Lade einzelne Personen nur zu einzelnen Agendapunkten ein.

Viertens: Starte auf die Minute pünktlich und definiere auch ein Zeitfenster pro Agendapunkt, das Du dann einhältst. Das Parkinsonsche Gesetz hilft Dir hier: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Bevor wir zur dritten Todsünde kommen: Wenn Du Dich von diesen Todsünden verabschieden möchtest, dann melde Dich an meinem 6-monatiges Leadership Habits Coaching Programm. Da lernst Du neue Gewohnheiten, die Dich automatisch zu einer noch souveräneren Führungskraft machen. Dafür buchst Du Dir am besten direkt einen max. 45-minütigen Strategie-Call. Den Link findest Du in den Shownotes oder auf meiner Homepage unter Kontakte. Oder Du schreibst mir eine E-Mail.

Todsünde für Führungskräfte 3 „Sich immer wieder unterbrechen lassen“

Durch Anrufe, Mitarbeitende oder Kollegen, die Dich ansprechen und E-Mails. Jede Unterbrechung kostet Zeit. Nicht nur die Zeit der Unterbrechung selbst, sondern auch Zeit, um dieselbe Konzentration zurückzuerlangen. Diese sogenannte „Re-Fokussierungszeit“ kostet deutsche Unternehmen sagenhafte 114 Milliarden Euro im Jahr.

Die Lösung: 

Was kannst Du tun, um immer mehr konzentrierte Arbeitszeit zu haben?

Erstens: einen Ortswechsel durchführen: Geh an einen anderen Arbeitsplatz in einem Meeting Raum, ins Café, in die Kantine, aber arbeite nicht an Deinem Schreibtisch. Zum Beispiel für 30 oder 60 konzentrierte Minuten für ein wichtiges Projekt.

Zweitens: Stell‘ Dein Telefon um, jeden Morgen von 8 bis 10 Uhr. Blocke den Kalender von 8 bis 10 Uhr jeden Tag. Oder von 7 bis 9 Uhr. Sei für niemanden erreichbar. Gehe nicht ans Telefon in dieser Zeit. Beantworte nicht Deine E-Mails. Arbeitete konzentriert an Deinen drei wichtigsten Projekten. Du weißt doch, was Deine drei wichtigsten Projekte sind, oder? Wunderbar. Genau daran arbeitest Du ab sofort von 7 bis 9 Uhr.

Drittens: Verändere die Einstellung in Deinem Mail-Programm. So dass Deine E-Mails nur auf Knopfdruck in Deine Inbox kommen. Auf diese Weise wirst Du zwischendurch von eingehenden E-Mails abgelenkt, wenn Du Dein E-Mail-Postfach nutzt bei Deinen wichtigen Aufgaben.

Viertens: Häng‘ ein Schild an Deine Bürotür oder an Deinen Schreibtisch im Großraumbüro „Ich bin täglich nicht erreichbar von 7 bis 9 Uhr.“ Informiere Dein Team darüber, dass Du erst nach diesem Zeitfenster für Fragen zu sprechen bist. Keine Ausnahmen. Was soll schon Schlimmes passieren?

Fünftens: Nach dem Mittagessen verwende 30 oder gar 60 Minuten für eine konzentrierte Denkaufgabe. Aber nicht für Deine E-Mails. Idealerweise machst Du das noch einmal an einem anderen Arbeitsplatz. Plane diese Aufgabe bereits am Morgen ein und freue Dich auf Deine konzentrierte, ungestörte Zeit.

Das Ziel ist klar: Immer wieder konzentrierte Zeit gewinnen für wichtige Aufgaben. Ohne Unterbrechungen.

Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Bearbeitung deiner Prioritäten. Du bist dann eine gute Führungskraft, wenn Du Deine Prioritäten gut bearbeitest. Es geht nicht darum, alles zu schaffen. Es geht nur darum Deine Prioritäten zu schaffen. Dann bist du eine sehr gute Führungskraft.

Dabei wünsche ich Dir viel Erfolg, Dein Markus Jotzo

Wenn Du ein persönliches, kostenloses Beratungsgespräch mit mir wünschst, dann vereinbare gern einen max. 45-minütigen Strategie Call.

Bring Deine konkreten Fragen mit in diesen Call. Wir werden konkrete Antworten für Dich erarbeiten. Und wenn Du Dich von mir coachen lässt, dann gehören diese drei Todsünden bei Dir bald der Vergangenheit an.

Ich freu‘ mich auf Dich im Strategie-Call.

Foto von thomas RICHARD auf Unsplash