Fünf konkrete Produktivitäts-Hacks, die Dich Deine Ziele  noch schneller und konsequenter erreichen lassen.

Wenn Du hier gleich Tipps hörst, die Dich produktiver machen und die Du schon kennst, mach keinen Haken dran. Frage Dich stattdessen: „Was davon setze ich schon zu 100% um?“ Und: „Wie kann ich meine eigene Umsetzung steigern?“ DAS wird Dich weiter bringen.

„Gib mir mal Dein Handy, Markus!“ sagt meine Mitarbeiterin heute morgen zu mir.

Warum? Was will die mit meinem Handy?

Naja, sie will mir ein Limit von 10 Minuten auf meine Instagram App einstellen. Und da ihr die Idee so gut gefällt, hat sie bei ihrer eigenen App dieses Zeitlimit auch gleich eingestellt.

Meine durchschnittliche Nutzungsdauer lag zwar nur bei 14 Minuten in der vergangenen Woche, aber ich war zweimal für je eine halbe Stunde bei Insta und habe einfach nur Zeit verdaddelt. Vermutlich kennst Du diese unterhaltsamen Videos von Zauberern, Handstand-Profis und anderen Mega-Sportlern, die einem den Mund offenstehen lassen.

Doch was bringt es mir?

Ablenkung.

Ablenkung, die ich nicht bewusst wähle. Die Ablenkung wählt mich. Der clevere Algorithmus zeigt mir noch mehr Reels von Inhalten, die mich faszinieren. Und schwupps, kommt das nächste Video, das ich mir ebenfalls anschaue. Doch in dieser Zeit lese ich keins der spannenden Bücher von meinem Stapel und ich lerne auch nichts fürs Leben – außer der Tatsache, dass ich mit meinen 55 Jahren den Handstand niemals so gut können werde wie diese 30-jährigen Fitness-Cracks.

Also habe ich jetzt nur noch 10 Minuten Insta maximal pro Tag.

Das beruhigt mich.

Maximal 10 Minuten pro Tag sind viel besser als vorher.

Ein Kunde erzählte mir kürzlich, dass er drei Stunden mit Social Media verbringt – jeden Abend. Nach einem kurzen Gespräch mit mir hat er drüber nachgedacht und im Anschluss tatsächlich auf zwei Stunden reduziert. Ein riesen Fortschritt für ihn! Aber auch zwei Stunden am Tag sind 60 Stunden im Monat. 60 Stunden! In der Zeit kannst Du Dir nützliches Wissen aneignen, Sport machen, etwas Gesundes kochen, mit Deiner besten Freundin telefonieren oder zwei Bücher lesen … und es gibt verdammt gute Bücher.

Diesen Podcast schreibe ich in meiner Küche mit Blick in den Garten. Dazu habe ich mein Büro verlassen, um mich nicht von meiner Mitarbeiterin ablenken zu lassen. Wenn ich 30 Minuten geschrieben habe, gehe ich zurück ins Büro in meinen nächsten Termin. Kurze Schreibeinheiten halten meine Produktivität beim Schreiben hoch. Und weil ich heute Mittag wieder einen Powernap von 22 Minuten gemacht habe, bin ich sogar voll konzentriert.

Das gleiche – nämlich solche Ablenkungen – passieren tausendfach in unseren Büros. Eine Führungskraft, eine Mitarbeiterin greift zum Handy, weil eine – vielleicht sogar berufliche – Nachricht auf ihrem Handy aufploppt. Und schwupps beginnt das Surfen auf WhatsApp oder Insta oder Facebook oder YouTube oder Tinder sonst wo.

Unterbrechungen durch Kollegen und Mitarbeitende können schon echt Zeit kosten. Aber Unterbrechungen durch die eigene Dekonzentration sind … naja, echt blöd. Wie ist das bei Dir? Lässt Du Dich ablenken durch Push-Nachrichten, die Dir Deine Apps auf Dein Handy spielen? Bei mir war das vor ein paar Jahren ständig so. Sogar Push-Nachrichten über Geburtstage meiner XING-Kontakte haben mich abgelenkt. Wie dumm war das denn, bitte schön! Jetzt habe ich diese Push-Nachrichten abbestellt. Das geht übrigens auch auf Deinem Handy. Sogar die Push-Funktion von WhatsApp lässts sich ausstellen. Das bringt Dir ein paar Duzend Unterbrechungen weniger pro Tag. Und keine Sorge, falls Du nach einer oder zwei Stunden mal wieder bei WhatsApp reinschaust, dann warten da schon wieder neue Nachrichten auf Dich.

Also lautet der Produktivitäts-Tipp 1: Social Media Zwangs-Begrenzung

Produktivitäts-Tipp 2: Deine Fokuszeit = Deine Löwenzeit

In einer Arbeitswelt voller Ablenkung ist konzentriere Arbeitszeit ein kostbares Gut. Deshalb reservier‘ Dir ab sofort 60 bis 90 Minuten jeden Vormittag ohne Störungen durch Deine Mitarbeitenden, ohne E-Mails und ohne Telefonate. Sei unerreichbar. Den Spruch ‚meine Tür ist immer offen‘ kannst Du Dir bitte schenken. Denn nicht erreichbar zu sein, um konzentriert zu arbeiten, ist ein intelligenter Move. Am besten Du findest ein Zeitfenster, das du jeden Tag nutzt. So können sich Kollegen, Kunden, Deine Chefin und Mitarbeitende darauf einstellen. Eine Führungskraft erzählte mir kürzlich im Einzelcoaching, dass die Kollegen dennoch sporadisch in ihr Büro kommen. Obwohl sie einen Zettel an die Tür gehängt hat „9 bis 10 Uhr = Fokuszeit. Bitte NICHT stören“. Die Lösung für diesen Fall? Dieser Zettel klebt an der Tür und hängt über die Türklinke, damit vor dem Herunterdrücken der Klinke der Text gelesen wird.

Produktivitäts-Tipp 3: Du kannst nicht alles schaffen. Aber das kannst Du: 3 am Tag!

Immer wieder treffe ich in meinen Führungskräftetrainings auf Führungskräfte, die am Abend das Gefühl haben, nichts geschafft zu haben. Oder sie denken … „So viel liegt noch unerledigt auf meinem Schreibtisch!“ Das frustriert.

Doch: Was ist Deine Aufgabe jeden Tag? Jeden Tag alles schaffen? Wohl kaum! Niemals wird Dir das gelingen. Überleg‘ Dir daher, welche drei Aufgaben Du bis zum Feierabend erledigen wirst. Drei Aufgaben sind realistisch. Block‘ Dir dafür immer wieder Deine Fokuszeit. Und beginne morgens als erstes noch mit Deiner ersten großen Priorität. Idealerweise legst Du Deine drei Prioritäten am Vorabend fest.

Es ist jetzt 7:17 Uhr morgens. Diesen Podcast weiterschreiben hab ich mir gestern als Priorität eins vorgenommen. Meine E-Mails lese ich gleich. Die werden bis dahin nicht schlecht. Denn das Tagesziel ist nicht, alles wegzuschaffen, was da auf dem Schreibtisch kreucht und fleucht.

Das Tagesziel ist, drei Prioritäten gut zu bearbeiten. Und dann ist es Deine Aufgabe, zufrieden mit Dir zu sein.

Produktivitäts-Tipp 4: Konzentrationsboost Powernap

Kennst Du auch diese Fotos von duzenden Asiaten, die am Arbeitsplatz ein Powernap  machen? Ich habe früher dazu immer nur den Kopf geschüttelt. Bis mir vor Jahren mein Coach die Frage stellte, ob ich Powernapping schon probiert hätte. Was soll ich sagen? Es funktioniert. Ich gönne mir immer wieder 22 Minuten nach dem Mittagessen. Ein Freund macht regelmäßig 11 Minuten Powernap, das funktioniert für ihn. Und nein, 90 Minuten sind kein Powernap. Du brauchst ein bisschen, Dich an Dein Powernap zu gewöhnen. Vielleicht schläfst Du bei Deinem ersten Mal gar nicht ein. Aber das macht nichts. Dein Körper wird sich im Laufe von wenigen Tagen oder Wochen immer mehr daran gewöhnen, diese intensive Kurz-Pause zu genießen. Und Du wirst schlafen. Probier’s aus. Ach ja, ich hab mir eine Schlafmaske  geholt. Die bekommst Du schon für 4 bis 10 Euro. Übrigens, hab ich mal gehört, dass ein Powernap von 20 Minuten sogar einen Schlafzyklus von 90 Minuten ersetzen kann. Ob’s stimmt, weiß ich nicht. Aber meine Konzentration ist am Nachmittag mit Powernap spürbar größer.

Produktivitäts-Tipp 5: Lernen von anderen

Wer von Deinen Kollegen oder Führungskräften macht auf Dich einen organisierten, konzentrierten und produktiven Eindruck? Frag‘ diese Person, was ihr stärkster Tipp ist, um produktiv zu sein. Frag‘ die Person aus, quetsch‘ sie aus und lass nicht locker. Verabrede Dich auf einen Kaffee oder Lunch-Termin mit dieser Person. Erzähl ihr, was Du beobachtet hast und warum Du diese Person für sehr produktiv hältst. Lass Dich überraschen, was ihre Tipps sind.

Apropos Teilen: Sharing is caring. Wem könntest Du diese Podcast-Episode weiterempfehlen? Wer würde sich freuen, noch produktiver zu arbeiten mit dem einen oder anderen Hack aus diesem Podcast? Wenn Dir dieser Podcast gefallen hat, dann teile ihn noch heute mit einer anderen Person. Wer fällt Dir ein? Genau, für diese Person wäre das sicher ein schönes Geschenk. Wann hast Du das letzte Mal eine gute Empfehlung erhalten und Dich im Anschluss darüber gefreut? Sei so eine Person für Dein Umfeld: Inspiriere andere mit dieser Podcast-Empfehlung und den Tipps aus diesem Podcast, damit noch mehr Menschen produktiv arbeiten und zufrieden leben können.

Zusammengefasst nochmal die 5 Produktivitäts-Hacks:

1. Begrenze die Zeit Deiner ablenkenden Apps
2. 60-90 Minuten tägliche Löwen-Zeit, OHNE Unterbrechungen
3. Deine drei Prioritäten des Tages festlegen, schaffen und zufrieden nach Hause gehen.
4. Ein Powernap für 11 bis 22, maximal 30 Minuten.
5. Empfiehl Gutes weiter. Empfiehl diese Podcast-Episode weiter. Dann bekommst Du vermutlich auch gute Tipps von anderen.

Produktive Grüße.

Rock’n’Roll!

Und führe wie ein Löwe, Dein Markus Jotzo

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Foto von Fab Lentz auf Unsplash