Selten, aber manchmal denke ich am Abend eines Arbeitstages: Was hast Du eigentlich heute wieder gemacht, Markus? Oder nicht gemacht. Vor allem wenn ich – so wie gestern – 7 Stunden mit der Deutschen Bahn unterwegs gewesen bin. Da ich viel mit der Bahn reise ist das ab sofort meine neue persönliche Challenge: Fokus & Produktivität in der Deutschen Bahn. Ich werde berichten, wie mir das gelingt. An Bürotagen bin ich da schon gut. Warum hörst Du gleich.

Frustration trotz hoher Leistung

In meinen Führungskräftetrainings stelle ich immer wieder die Frage: „Wer kennt das: Du fährst abends nach Hause und denkst ‚Mist, heute wieder nix geschafft.‘?“ Dann melden sich meistens mehr als die Hälfte der Führungskräfte. Warum? Das hat mehrere Gründe: Erstens, wir nehmen uns zu viel vor. Es gibt entweder eine Todo-Liste im Kopf oder tatsächlich eine schriftliche Liste. Auf der steht aber viel mehr als an einem typischen Tag inkl. Meetings und dem üblichen Wahnsinn zu schaffen ist. Das fühlt sich morgens noch gut und sehr produktiv an, so viele wichtige Todos auf die Liste geschrieben zu haben. Aber am Abend fühlt es sich umso schlechter an, weil viele wichtige Themen unerledigt geblieben sind.

Zwei Gründe für Deinen Frust

Der Grund für Deinen unschönes Gefühl ist nicht Deine Faulheit. Im Gegenteil. Du bist eine ehrgeizige Führungskraft, die viel schaffen will. Der Grund ist erstens Deine unrealistische Einschätzung am Morgen. Auf vielen Tages-Todo-Listen stehen wichtige Dinge, die in den nächsten Tagen und Wochen anstehen. An einem Tag sind sie unmöglich schaffbar.

Der zweite Grund für Deine Unzufriedenheit am Abend ist mangelnder Fokus. Viele Führungskräfte bearbeiten die Dinge, die am lautesten schreien oder die am dringlichsten sind. Und das ist auch teilweise richtig so. Wenn ein Feuer brennt, dann lösch es. Aber nur Feuerlöschen frustriert auf Dauer.

Deine Lösung für mehr Zufriedenheit

Was kannst Du konkret anders machen, um abends zufrieden nach Hause zu fahren?

Tipp 1:
Nimm Dir täglich wenigstens eine Stunde oder noch besser 2 Stunden am Tag, wichtige, nicht dringende Dinge zu bearbeiten. Das bringt Dir langfristig mehr Produktivität für Deinen Führungserfolg.

Nein keine Sorge, ich werde jetzt nicht die Eisenhower-Matrix erklären. Aber eine wichtige Wahrheit der Eisenhower-Matrix wird von vielen Führungskräften schlicht ignoriert: „Investiere Deine Zeit in wichtige, nicht dringende Aufgaben“. Diesen Text der Podcast-Episode zu schreiben ist heute eine solche wichtige Aufgabe für mich. Das ist nicht dringend, da ich nur ein bis zwei Mal monatlich eine neue Episode veröffentliche. Und ja ich weiß, im Mai kam keine einzige neue Podcast-Episode, da hatten meine Kunden Priorität. Mein Podcast ist mir aber wichtig, denn jeden Monat hören zwischen 5.000 und 10.000 Führungskräfte diesen Podcast und die möchte ich gern mit weiteren wertvollen Tipps versorgen. Also schreibe ich jetzt morgens um 7:16 Uhr diese Zeilen.

Tipp 2:
Erledige einer Deiner wichtigen und nicht dringenden Aufgaben morgens als erstes. In Deiner Fokus- oder Löwenzeit. Dein Gehirn ist morgens ausgeruht. Du bist hochkonzentriert. Du bist nicht abgelenkt durch tausend andere Gedanken, die Dir heute schon durch den Kopf gespukt sind. Dein Handy ist ausgeschaltet, ebenso Dein Mailprogramm und Dein WLAN. Und Du erledigst diese eine Aufgabe zu 100% ungestört. Idealerweise hast Du Dir diese eine Aufgabe schon am Abend bereit gelegt und beginnst diese Aufgabe noch bevor Du E-Mails liest oder Dein Gehirn auf andere Weise strapazierst.

Wie gehst Du mit der Fülle an Aufgaben um? Wie erstellst Du Dir eine realistische Todo-Liste mit einer Menge an schaffbaren Aufgaben? Nun, wenn Du vier Stunden in Meetings sitzt, dann kannst Du bei einem 8-Stunden-Tag nur Todos für ca. 4 Stunden aufschreiben. Wenn Du täglich circa 2 Stunden spontane, an dem Tag entstehende Aufgaben erledigst – wie z.B. Fragen von Kollegen, Deinen Mitarbeitenden oder Deiner Führungskraft beantworten, E-Mails schreiben oder spontane Telefonate führen – dann kannst Du Dir für heute nur Aufgaben aufschreiben, deren Bearbeitung etwa zwei Stunden dauert.

Oha, da erschrecken viele Führungskräfte, wie wenig verplanbare Zeit für Deine Aufgaben übrigbleibt. Aber nun wird auch klar, warum so viele Führungskräfte am Abend unzufrieden sind. Weil sie dachten, es wäre möglich, diese lange Latte an Todo an diesem Tag abzuarbeiten. Diese Annahme war also von vornherein falsch und unrealistisch.

Du darfst also Deine kostbare Zeit noch besser planen und nur die wichtigsten Dinge sollten es auf Deine Tages-Todo-Liste wirklich schaffen.

Tipp 3:
Markiere daher die drei absoluten Prioritäten des Tages mit einem Textmarker auf Deiner Papier oder einer entsprechenden Farbe, wenn Du digital planst. Mein Gedanke lautet an fast jedem Arbeitstag: „Wenn ich heute diese drei Todos im Laufe des Tages schaffe, dann ist es wieder ein guter Tag.“ Dann hab ich drei wichtige Prioritäten geschafft, die diesen Tag zu einem wertvollen Museumstag haben werden lassen.

Deine 3 Top-Tipps zusammengefasst:

1. Sorge täglich für ungestörte Zeit von 60 oder 120 Minuten, in denen Du zu 100% ungestört arbeitest.
2. Schreib Dir eine realistische Tages-Todo-Liste mit wenigen Todos, die schaffbar sind. Alles andere steigert Deine Frustration am Abend.
3. Fokussiere drei Fokus-Todos an jedem Arbeitstag, die Du an diesem Tag auf jeden Fall schaffen willst. Starte morgens als allererstes mit einer dieser Aufgaben.

Gefahr erkannt – Gefahr gebannt? Mitnichten!

Im Einzelcoaching und im Training von Führungskräften führen diese Hinweise immer wieder zu Aha-Effekten. Doch die Disziplin, diese Tipps umzusetzen, ist nicht immer vorhanden. Denn in der Fülle an Aufgaben im Tagesgeschäft nehmen sich viele Führungskräfte oft zu wenig Zeit zur Reflexion und zum Überdenken ihres täglichen Handelns.

Deshalb hier noch drei Tipps, wie Du Dir eine neue Gewohnheit antrainierst. Jeder dieser Tipps funktioniert aber nur unter einer Bedingung: Du willst wirklich etwas verändern. Neulich sprach ich mit einer Unternehmerin im Coaching, die noch drei weitere Kilos abnehmen möchte. Ihre Aussage war: ‚Ja, ich will diese drei Kilo abnehmen, aber ich möchte meine Ernährung nicht dauerhaft verändern.‘ Tja, was soll ich dazu sagen? ‚Wasch mich, aber mach mich nicht nass.‘ Nennt das der Volksmund. Oder etwas poetischer nach Johann Wolfgang von Goethe ‚Zwei Seelen wohnen, ach, in meiner Brust.‘ Der Käse um Mitternacht kämpft gegen den Wunsch nach einer schickeren Bikini-Figur.

Also, so geht das nicht! Und das gilt für jede Veränderung: Wat willste nun? Schlank sein und dafür was tun? Oder weiter naschen und etwas rundlicher sein? Kein Wunder, dass diese den Appetit zügelnde Abnehmspritze so beliebt ist, da so Hunger und Nahrungsaufnahme automatisch reduziert werden. Ich finde diese Spritze eine Kapitulation vor der eigenen Bequemlichkeit! Und ich wünsche niemandem den Jojo-Effekt, wenn die Spritze mal wieder weg ist.

Also: Sei Du schlauer. Setz lieber die folgenden drei Tipps um. ABER: Wie gesagt, diese Tipps funktionieren nur, wenn Du Dich wirklich für die Veränderung entscheidest und zweitens, wenn Du bereit bist, dafür auch etwas zu tun.

Tipp 1 für mehr Umsetzungsstärke:

Du schickst Deine Top 3 Fokus-Todos an einen Freund per WhatsApp am Morgen – verbunden mit dem festen Vorhaben, diese drei Aufgaben am Abend erledigt zu haben. Abends darfst Du dann Dein Ergebnis in einer ebenso kurzen WhatsApp-Nachricht an Deine Freundin bestätigen.

Du wirst Dir immer wieder die Peinlichkeit einer negativen Nachricht am Abend ersparen wollen und packst Dein Ziel mit mehr Energie an.

Tipp 2 für mehr Durchsetzungsstärke mit Dir selbst:

Du verpflichtest Dich, einem Verein oder einer politischen Partei, die Du hasst, 50 Euro zu überweisen, wenn Du nicht diese drei Top-Todos erledigst. Stell Dich dabei bitte schon einmal darauf ein, die 50 Euro das eine oder andere Mal zu bezahlen. Das ist der Preis für Dein fokussiertes Arbeiten. Manche müssen erst den Schmerz konkret spüren, bevor sie ihr Verhalten dauerhaft verändern. Je mehr Du die Partei hasst, desto größer der Schmerz, desto besser Deine Umsetzung am nächsten Tag.

Tipp 3 für bessere Ergebnisse und Umsetzung:

Der Tipp geht etwas tiefer: Du darfst Dich mit Deiner Identität auseinandersetzen. Was für eine Art Mensch möchtest Du sein? Ein Mensch, der das tut, was am lautesten schreit und gerade in seinen Blick gerät? Oder möchtest Du ein Mensch sein, der diszipliniert echte Prioritäten bearbeitet? Jemand, der ein Vorbild für andere ist. Jemand, der über seinen Schatten springt und auch das Unangenehme anpackt. Vielleicht schreibst Du Dir Deine neue fortan gelebte Identität auf einen großen Zettel, den Du farblich gestaltest. Oder Du bittest Deine Lieblings-KI, Dir ein entsprechendes Bild zu gestalten. Ein Zettel, der immer Blickfeld Deiner täglichen Arbeit liegt. Direkt auf Deinem Schreibtisch. Du darfst gern lächeln, wenn Du ihn betrachtest und dann jedes Mal konsequent in die Umsetzung gehen. Handle unabhängig von Deiner Motivation. Denn es ist nicht wichtig, wie motiviert Du bist. Was zählt, ist allein Deine Umsetzung.

Ein Beispiel: Wie hoch ist gerade meine Lust, diesen Beitrag weiterzuschreiben (ja, ich gehöre zu diesen altmodischen Coaches, die einen Beitrag noch mit 10 Fingern schreiben und nicht mit ChatGPT)? Die ist Mittel. Aber ich habe Bock auf das Ergebnis, eine neue Podcast-Episode, die tausende Mal gehört wird, und die einen Unterschied macht auf diesem Planeten. Ja, ich weiß, ich rette damit keine Menschenleben. Aber es ist mein Beitrag zu einem etwas leichteren und zufriedeneren Leben für tausende Führungskräfte, die hier und da den einen und anderen Tipp von mir aufsaugen und umsetzen.

Also: Welchen einen Tipp nimmst Du aus dieser Episode mit für Deine neuen Gewohnheiten?

Die Nachricht an einen Freund morgens per WhatsApp? Die Verpflichtung, 50 Euro an eine Organisation zu überweisen, die Du hasst? Oder Deine Neu-Definition Deiner Identität als Umsetzerin, als Macherin, als Chakka-I-can-do-it-Woman oder -Man?

Und im Zweifel, wenn es Dir gefallen hat: Hör Dir diese Episode ein zweites Mal und mach Dir schriftliche Umsetzungs-Notizen. Denn sonst, wären die 14 Minuten, die Du gerade mit dieser Episode verbracht hast, ja völlig umsonst gewesen.

Ich wünsche Dir eine exzellente Umsetzung. Und wenn Du auf Deinem Weg Unterstützung benötigst, dann weißt Du, wo Du mich findest.

Viel Erfolg, Dein Markus Jotzo

Und schließlich: Wenn Du eine befreundete, ehrgeizige Führungskraft kennst, die gern praktische Produktivitäts-Tipps umsetzt, dann teile diese Episode mit ihr. Sie wird es Dir bestimmt danken.