Immer wieder gibt es Situationen, in denen Ihre Mitarbeiter nicht die Leistung bringen, die Sie von ihnen erwarten. Dann ist es Ihre Aufgabe, ein Kritikgespräch zu führen.

In diesen Gesprächen können Sie viel kaputt machen und Ihre Mitarbeiter sogar demotivieren. Woher ich das weiß? Weil ich es, in meinen 20 Jahren als Führungskraft, selbst oft getan habe. Und übrigens muss ich auch heute aufpassen. Wenn ich gerade viel zu tun habe und gestresst bin, dann brauche ich viel Konzentration, um 100% wertschätzendes Feedback zu geben.

Mit diesen acht Schritten führen Sie Ihre Gespräche klar und zielorientiert zur Verhaltensänderung Ihres Mitarbeiters.

Schritt 1:  Vorbereitung auf das Kritikgespräch

Sammeln Sie ZDF (Zahlen, Daten und Fakten) für das, was Sie sich anders wünschen – zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter anhand dieser kleinen Leistungsbeurteilung sein Fehlverhalten auf. Und wenn es die Qualität ist, die Ihnen nicht gut gefällt, dann sammeln Sie Beispiele, mit denen Ihr Mitarbeiter glasklar erkennt, dass die Qualität seiner Arbeit nicht ausreicht. Besorgen Sie sich auch Zahlen, Daten und Fakten in Form von E-Mails oder Statistiken, die Sie ausdrucken, oder andere Beweise. Das hört sich zwar übertrieben an, ist aber wichtig für Ihre Führung im Gespräch. Und ich garantiere Ihnen: Sie werden mit diesen Beweisen ein viel einfacheres und schnelleres Kritikgespräch mit Ihren Mitarbeitern führen.

Schritt 2: Die Ansprache im Feedbackgespräch

Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter an. Sagen Sie: „Ich habe ein wichtiges Thema mit Dir zu besprechen. Es geht um das Projekt A. Hast Du jetzt oder später im Laufe des Tages 20 Minuten Zeit?“ Nennen Sie auf jeden Fall das Thema, damit der Mitarbeiter sich gedanklich darauf vorbereiten kann, was Sie im Feedbackgespräch besprechen möchten.

Schritt 3: Start des Kritikgesprächs

Typischer Führungsfehler ist, dass Führungskräfte das Feedbackgespräch mit Smalltalk starten – mit einem anderen Thema zum Aufwärmen oder, dass sie sogar die Frage an ihren Mitarbeiter stellen: „Kannst Du Dir vorstellen, worüber ich mit Dir heute sprechen möchte?“ Lassen Sie all das weg. Geben Sie sofort und direkt Feedback. Starten Sie direkt im ersten Satz mit den Zahlen, Daten und Fakten oder dem Beispiel, das Sie mit Ihrem Mitarbeiter besprechen wollen.

Schritt 4: Feedback-Akzeptanz des Mitarbeiters

Wie erhalten Sie die Akzeptanz Ihres Mitarbeiters für das Ziel und für die Verantwortung, dieses Ziel selbst zu erreichen? Wenn der Mitarbeiter nach der Einleitung des Kritikgespräches sagt: „Naja, ich hatte ja so viel Anderes auf dem Tisch, deshalb bin ich dazu nicht gekommen“, dann machen die meisten Führungskräfte den Fehler, diesen Einwand eloquent zu überquatschen. Warum das Thema unheimlich wichtig ist und warum dieser Mitarbeiter sehr gut geeignet ist, dieses Thema korrekt zu bearbeiten und so weiter. Lassen Sie auch das alles weg. Fragen Sie stattdessen in das Bedenken hinein. Schälen Sie die Zwiebel. Fragen Sie den Mitarbeiter zum Beispiel: „Was hast Du denn anderes bearbeitet, dass Du nicht zu dieser Aufgabe gekommen bist?“ So verstehen Sie, welche Prioritäten Ihr Mitarbeiter gesetzt hat. Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie sagen, „Wunderbar, dass Du das so gemacht hast. Das war wirklich wichtiger als die Aufgabe, über die ich gerade mit Dir spreche“ oder aber – und das ist wahrscheinlicher – Sie sagen: „Schön, dass Du das bearbeitet hast, aber das andere Thema war mir wichtiger und ich hatte Dir einen konkreten Termin gegeben. Ich möchte, dass Du das mit Priorität jetzt als Nächstes bearbeitest.“ Fragen Sie weiter, welche anderen Bedenken Ihr Mitarbeiter hat, diese Aufgabe jetzt anzupacken. Dann sagt der Mitarbeiter zum Beispiel: „Naja, ich mache diese Aufgabe ja zum ersten Mal.“ Auch hier fragen Sie wieder hinein, um zu verstehen was Ihrem Mitarbeiter noch unklar ist: „Du sagtest gerade, Du bearbeitest diese Aufgabe zum ersten Mal. Du hast aber das Projekt B und das Projekt C in letzter Zeit auch bearbeitet. Und das ist ja ganz ähnlich wie das Projekt A. Was genau ist Dir noch unklar?“

Während Sie jetzt das Kritikgespräch führen, finden Sie heraus, was Ihr Mitarbeiter noch nicht verstanden hat oder was ihm an Know-how fehlt, um die Aufgabe zu bearbeiten und klären Sie diese Punkte entsprechend. Fragen Sie immer weiter: „Was steht noch im Weg, dass Du diese Aufgabe jetzt anpackst?“, um alle Bedenken zu identifizieren und entsprechend zu beantworten. Solange, bis keine weiteren Bedenken mehr bestehen.

Schritt 5: Ein Dankeschön trotz Kritikgespräch

Da Sie ein Kritikgespräch führen, haben Sie nicht so viele Möglichkeiten, sich bei Ihrem Mitarbeiter zu bedanken oder ihn gar zu loben. Sie können sich aber jetzt bei Ihrem Mitarbeiter dafür bedanken, dass er seine Meinung geändert hat und die Aufgabe anpacken möchte. Wir Menschen verändern unser Verhalten dann, wenn es sich für uns lohnt – wenn wir einen Nutzen davon haben. Der Nutzen für Ihren Mitarbeiter ist, dass Sie anerkennen, dass er die Aufgabe anpacken möchte und dafür geben Sie ihm an dieser Stelle des Gespräches ein kurzes Dankeschön.

Schritt 6: Die Lösungsfindung

Achtung! Dieser Schritt ist fast allen Führungskräften bekannt und gleichzeitig machen vier von fünf Führungskräften diesen Schritt in meinen Führungskräftetrainings in der Gesprächsübung falsch, obwohl wir noch vor der Übung besprochen haben: Die Lösung kommt vom Mitarbeiter! Denn der Mitarbeiter ist derjenige, der es umsetzen soll. Der Mitarbeiter kennt auch häufig die Möglichkeiten und die Details viel besser als Sie diese kennen. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter die Lösung selbst benennen! Und wenn der Mitarbeiter ein bisschen auf dem Schlauch steht und nicht darauf kommt, dann können Sie auch so etwas sagen wie: „Lieber Mitarbeiter, ich sehe jetzt momentan fällt Dir nichts ein. Mach mal Folgendes: Du kennst ja diesen Aufgabentyp. Überlege Dir bis morgen früh um neun, wie Du da herangehen könntest und dann sprechen wir noch einmal über Deinen Lösungsansatz.“

Schritt 7: Die Zusammenfassung des Kritikgesprächs

Wenn es in einem solchen Feedbackgespräch eine Zusammenfassung gibt, wer macht dann meistens die Zusammenfassung? – Genau, meistens macht die Zusammenfassung der Chef. Machen Sie das nicht, denn genau das ist der nächste typische Führungsfehler. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter, wenn er zunächst nicht einsichtig war, selbst die nächsten Schritte zusammenfassen. So erhalten Sie direkt Feedback und erkennen zwei Dinge:

Erstens: Hat Ihr Mitarbeiter alles verstanden? Hat er sich alle Punkte gemerkt, die er als Nächstes umsetzt?

Und Zweitens: Sie stellen fest, wie viel Lust, wie viel Umsetzungsenergie Ihr Mitarbeiter hat. Wenn Sie selbst die Zusammenfassung machen und Ihr Mitarbeiter am Ende nur sagt, „Ja, verstanden“, können Sie das nicht feststellen. Und falls Ihr Mitarbeiter diese Zusammenfassung lustlos vorträgt, dann gehen Sie zurück zu Schritt 4 Akzeptanz und fragen ihn: „Wo gibt es noch Unklarheiten, was müssen wir noch klären, lieber Mitarbeiter, damit Du diese Aufgabe tatkräftig anpacken willst und nicht so, wie ich es im Moment wahrnehme, eher etwas lustlos?“

Schritt 8: Der Folgetermin

Definieren Sie genau bis wann – Tag und Uhrzeit – Ihr Mitarbeiter das Ergebnis produziert. Idealerweise nennt der Mitarbeiter den Zeitpunkt, zu dem er das Ergebnis liefert. Denn dann hat er selbst sein Commitment abgegeben, bis wann er seine Ergebnisse bringt. Typischer Führungsfehler ist, dass Führungskräfte vor Ablauf dieser Frist schon beim Mitarbeiter nach Feedback fragen, „Na, wie läuft’s denn gerade?“ Ihr Mitarbeiter wird sich dann eher beobachtet und misstraut fühlen: „Wir haben doch diesen Termin für Montag um 15 Uhr ausgemacht. Warum fragt mein Chef jetzt schon am Donnerstag nach?“ Wenn Sie unsicher sind, dass Ihr Mitarbeiter das bis Montag um 15 Uhr schafft, dann vereinbaren Sie einen Schulterblick, einen Meilensteintermin. Definieren Sie, über welchen Meilenstein Sie wann sprechen möchten und definieren Sie Uhrzeit und Tag, an dem Ihr Mitarbeiter Ihnen seine Fortschritte präsentiert. Dann machen Sie entsprechend den nächsten Termin, einen weiteren Schulterblick oder den finalen Termin, an dem Ihr Mitarbeiter das Ergebnis bei Ihnen oder wem auch immer abliefert.

So führen Sie erfolgreiche Kritikgespräche mit Ihren Mitarbeitern und Sie werden Mitarbeiter bekommen, die ihre Aufgabe tatkräftig anpacken. Durch diese Gespräche entwickelt sich außerdem Ihre Feedbackkultur weiter und Ihr Mitarbeiter erkennt wie wichtig regelmäßiges Feedback ist.

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Viel Erfolg,

Ihr Markus Jotzo