Niemand mag Kündigungsgespräche. Ich auch nicht. Doch auch ich durfte diese Erfahrung als Führungskraft machen. Das Gespräch war kurz und auf den Punkt, aber auf den späten Nachmittag hinausgezögert, zu nüchtern und wahrscheinlich zu wenig wertschätzend in der Atmosphäre. Ich hatte damals nicht vor, meine Mitarbeiterin freizustellen. Doch sie kam dann nur noch drei Tage ins Büro. Danach war sie dreieinhalb Wochen bis zu ihrem letzten Arbeitstag krankgeschrieben. Das hätte ich wohl besser machen können.

Doch bevor Sie einen Mitarbeiter kündigen, gilt es, einige Hausaufgaben zu machen. Wenn Sie in der Phase der Auswahl der zu kündigenden Mitarbeiter sind, dann wägen Sie neben der Sozialauswahl weitere Aspekte ab. Zu diesen Aspekten gehört selbstverständlich die Leistungsbereitschaft des Mitarbeiters, aber auch die Anpassungsfähigkeit an Veränderungen, die Bedeutung des Mitarbeiters für eine Leistungs- oder Jammerkultur im Team und seine Belastbarkeit bzw. Stressresistenz. All dies sind entscheidende Aspekte für Ihre Entscheidung.

Damit Sie dieses unangenehme Thema bestmöglich meistern können, finden Sie hier sechs Tipps, um Ihre Kündigungen professionell zu bewerkstelligen.

6 Tipps für ein gelingendes Kündigungsgespräch

Tipp 1: Kündigungsgespräch selbst führen

Auch wenn es für Sie unangenehm ist, delegieren Sie niemals ein Kündigungsgespräch. Stellen Sie sich der Aufgabe als direkte Führungskraft, das Gespräch selbst zu führen. Auch wenn es verlockend erscheint, lieber an die Kollegen der Personalabteilung zu delegieren. Sich hinter der Personalabteilung zu verstecken, wirkt nicht nur feige, sondern wird auch dem Mitarbeiter nicht gerecht. Wie würden Sie es finden, wenn Ihr Chef, diese Aufgabe an jemanden delegiert, mit dem Sie kaum im Unternehmen zusammengearbeitet haben? Um auftretende Fragen sofort zu klären und mehr Sicherheit zu gewinnen, ziehen Sie bei Bedarf einen Vertreter der Personalabteilung zum Gespräch hinzu. Das Gespräch führen aber Sie selbst.

Tipp 2: Gut vorbereiten

Klären Sie vor dem Gespräch alle wichtigen Punkte. Legen Sie ein klares Ziel fest. Wollen Sie dem Mitarbeiter einen Aufhebungsvertrag und eine Abfindung anbieten? Gibt es einen Sozialplan, an den Sie sich halten werden? Planen Sie genau und ziehen Sie bei Bedarf Experten zurate, der Ihnen bei allen rechtlichen Aspekten hilft. So gehen Sie sicher dann ins Gespräch.

Bereiten Sie vor dem Gespräch ein schriftliches Kündigungsschreiben und bei Bedarf eine finanzielle Vereinbarung über eine mögliche Abfindung vor. Diese übergeben Sie Ihrem Mitarbeiter im Gespräch.

Führen Sie das Gespräch in einem abgeschirmten Raum an einem Vormittag am Wochenanfang. Bei Unklarheiten können Sie zügig Kontakt zur Personalabteilung oder Ihrem Juristen aufnehmen, um diese zu klären. Morgens sind Konzentration und Achtsamkeit am größten. Bei meiner erwähnten Kündigung führte ich das Gespräch am Nachmittag – vermutlich, weil ich es vor mir hergeschoben hatte. Üben Sie gern Ihre Formulierungen, um klar und auf den Punkt zu kommunizieren.

Tipp 3: Störungen vermeiden

Sorgen Sie für ein störungsfreies Umfeld. Handy in den Flugmodus, Festnetztelefon umgeleitet. Planen Sie einen zeitlichen Puffer ein, falls das Gespräch länger dauern sollte als gedacht. Geben Sie sich selbst im Anschluss Zeit, um dieses emotional anstrengende Gespräch sacken zu lassen.

Tipp 4: Sofort zum Punkt kommen

Sparen Sie nicht an einer freundlichen Begrüßung, aber reden Sie nicht lange um den heißen Brei herum. Kommen Sie direkt zum Punkt und sprechen Sie kurz nach dem Start aus, dass dies ein Kündigungsgespräch ist. Nennen Sie dem Mitarbeiter zügig die Gründe.

Geben Sie dem Mitarbeiter im Gespräch Zeit, die Nachricht aufzunehmen und zu verarbeiten. Sollte der Mitarbeiter jedoch anfangen, mit Ihnen über die Kündigung verhandeln zu wollen, unterbinden Sie das sofort. Sie und Ihr Unternehmen haben eine Entscheidung getroffen, und die ist endgültig.

Tipp 5: Sachlich & wertschätzend sprechen

Seien Sie sachlich und wertschätzend. Ob Sie den Mitarbeiter mochten oder nicht, ob Sie mit der Kündigung oder den Gründen dafür einverstanden sind oder nicht – all dies hat in diesem Gespräch nichts zu suchen. Rechnen Sie nicht mit dem Mitarbeiter ab und ergreifen Sie auch keine Partei, wenn Sie persönlich den Mitarbeiter am liebsten behalten würden. Klären Sie vor dem Gespräch die Notwendigkeit der Kündigung und vertreten Sie loyal die Entscheidung Ihres Unternehmens oder Ihre eigene, wenn Sie die Entscheidung selbst getroffen haben. Lassen Sie den Mitarbeiter gern wissen, dass es Ihnen leid tut, wenn dies auch so ist.

Und zu guter Letzt, lassen Sie sich bei einer emotionalen Reaktion Ihres Mitarbeiters nicht ebenfalls zu einer emotionalen Reaktion hinreißen. Bleiben Sie stets sachlich.

Tipp 6: Informieren Sie Ihr Team

Haben Sie das Gespräch erfolgreich hinter sich gebracht, haben Sie es fast geschafft. Nehmen Sie sich direkt nach dem Gespräch Zeit für ein kurzes Teammeeting und kommunizieren Sie die Kündigung an alle. So sorgen Sie Befürchtungen der anderen Mitarbeiter, diese könnten die nächsten Gekündigten sein, vor. Tun Sie dies sofort und warten Sie nicht bis der Flurfunk Ihnen zuvorkommt. So können Sie Ängsten und negativer Stimmung im Team vorbeugen und alle auftretenden Fragen sofort klären.

Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen bei dieser herausfordernden Chefsache!

Ihr Markus Jotzo

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