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In Mainz ging es hoch her in den vergangenen Wochen. Viele Bahn-Mitarbeiter waren krank oder im Urlaub. Die Folgen kennen wir alle aus der Zeitung oder aus eigener leidvoller Erfahrung: Verspätungen, Kundenfrust und Imageverlust für die Deutschen Bahn. bit.ly/16vHl4v
Hätte das sein müssen? Sicher nicht. Die bessere Frage lautet:

Wie lassen sich solch negative Konsequenzen in Zukunft vermeiden?

Der Chef ist krank – was nun?

Wie machen Sie das eigentlich, wenn Sie krank werden?
Was tun Sie, wenn Sie für mehrere Tage, vielleicht sogar eine ganze Woche ausfallen?
Was passiert mit Ihren Mitarbeitern, Projekten, Meetings, E-Mails?
Können Sie so etwas planen?
Sicher nicht.
Können Sie sowas vermeiden?
Sicher. Fragen Sie die Gesundheitsapostel unseres Landes. bit.ly/nCvbq
Können Sie Vorsorge treffen?
Aber ja!

Ich rate Ihnen: Benennen Sie einen Stellvertreter.
Und zwar einen Stellvertreter, der Sie in allen wichtigen Belangen wie Meetings, dringende Mitarbeiter-Themen oder auch beim Entscheidungen fällen vertreten darf und Dies auch tut.
Sie haben richtig gelesen: Entscheidungen fällen!
Einen Stellvertreter, der nur sagt, wann Sie wieder da sind, brauchen Sie nicht.
Sie benötigen eine kompetente Person, die für Sie entscheidet.

Vertrauen ist die Basis von allem

Stellen Sie sich jetzt die Frage: Von heute auf morgen soll mich jemand ersetzen, der alles so macht wie ich? Wie soll das denn gehen?!?
In der Tat, das geht nicht – ist aber auch nicht das Ziel.

Ich rate Ihnen:
Führen Sie Ihren Stellvertreter schrittweise ein.
Sie sind für einen Tag auf Dienstreise? Kein Grund das Dienstags-Teammeeting zu verschieben. Das leitet Ihr Stellvertreter.
Sie sind nur für eine Woche auf Kurzurlaub? Ihr Stellvertreter sitzt jeden Tag zwei Stunden auf Ihrem Platz und entscheidet, was zu entscheiden ist.
Ihr Stellvertreter geht zu den Meetings, auf denen Ihre Abteilung auch in Ihrer Abwesenheit vertreten sein soll.
Das gibt Ihrem Stellvertreter Anerkennung, da er plötzlich mit ganz anderen Kollegen in den Dialog kommt.
Er wird lernen, stärker werden und selbstbewusster sein.

Schafft der das?
Ja, aber nicht von heute auf morgen. Und: Sie müssen ihn einweisen, sich mit ihm austauschen und ihn von sich lernen lassen. 

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Meine Tipps:
Planen Sie Ihre Stellvertretung.
1. Holen Sie sich vorher das OK Ihres Chefs ein.
2. Fragen Sie Ihren Stellvertreter, ob sie Lust dazu hat. Nicht einfach so bestimmen.
3. Fertigen Sie gemeinsam mit Ihrem Stellvertreter einen Plan für 6 Monate an und definieren Sie, welche Dinge Ihr Stellvertreter für Sie übernehmen soll?
4. Führen Sie vor einem Urlaub eine kurze Übergabe durch oder
führen Sie kurz nach Eintritt einer Krankheit ein kurzes Telefonat, um die wichtigsten Dinge abzuklären.
5. Führen Sie nach einem Urlaub oder einer Krankheit ein circa 20-minütiges Was-lief-gut-was-lief-nicht-gut-Gespräch und klären Sie, was Sie beide beim nächstes Mal noch besser machen können.
6. Besprechen Sie alle drei Monate den Stellvertretungs-Plan und -Fortschritte.
7. Passen Sie den Plan an und verlängern ihn um die nächsten 6 Monate.

Kritik im Führungskräftetraining

Bei Führungskräften höre ich in meinen Trainings immer wieder von der Angst vor der Ersetzbarkeit: „Ich möchte keinen Nachfolger einarbeiten, dann bin ich schneller ersetzbar.“
Meine Antwort: Wir sind alle sofort ersetzbar – mit oder ohne Stellvertreter.
Ein anderer Kritikpunkt: „Ich traue niemandem in meinem Team zu, mich zu beerben.“
Müssen Sie auch nicht.
Ein klare Ansage ist wichtig: Es handelt sich um eine Stellvertretung, bei der sich der Stellvertreter zwar qualifiziert und viel lernt.
Aber Sie geben keine Zusage dafür, irgendwann einmal Ihr Nachfolger zu werden.
Klären Sie das zu Beginn, damit Sie keine falschen Erwartungen wecken.
Ob Nachfolger oder nicht, entscheiden Sie nicht jetzt.

Angst vorm Loslassen?

Jede Führungskraft hält gern die Zügel fest in der Hand. Das spricht für Sie.
Einen Stellvertreter zu etablieren, heißt aus der Komfort-Zone herauszutreten. Dabei können Sie etwas lernen. Und Sie können sich entlasten.
Und Sie tun Ihrem Geschäft etwas Gutes.
Ich rate Ihnen: Überwinden Sie Ihre Angst. Vertrauen Sie und sehen Sie Ihre Mitarbeiter groß.

Meine Essenz:
Die höchste Form von Leadership ist nicht, ein Team perfekt zu führen, sondern selbst weitere Leader zu produzieren.

Und die Bahn? Wie wuppt die Bahn die Angelegenheit?

Es heißt, Bahnchef Grube habe persönlich Mitarbeiter aus Mainz angerufen, ob Sie Ihren Urlaub abbrechen könnten. bit.ly/16yKw9b
Mit anderen Worten, er sagt „Ich traue meinen Führungskräften nicht zu, die Situation selbst bestmöglich zu lösen.“
Auch wenn klar ist, dass ein Vorstand eines 200.000-Menschen-Unternehmens eventuell im einen oder anderen Fall ein besonderes Gewicht hat, bleibt doch ein Nachgeschmack des Misstrauens der eigenen Führungsriege gegenüber.
Einige Führungskräfte werden denken: „Cool, der setzt sich ein und nimmt mir Arbeit ab.“
Die exzellenten Führungskräfte denken: „Was für ein Misstrauen in mein Engagement, meine Fähigkeiten und meine Energie! Vielen Dank auch.“