Impuls 195: 20-30% Meetingzeit einsparen

In der Workplace Studie aus dem Jahr 2009 sagen 5.000 europäische Manager, dass ein Großteil der Meetingzeit locker eingespart werden kann. Und ich vermute mal, dass in den letzten Jahren die Meetings nicht weniger geworden sind…

Wie können Führungskräfte wie Mitarbeiter Meetingzeit sparen? Das geht, indem Sie
… überflüssige Meetings ganz streichen,
… nicht teilnehmen an Agenda-Punkten, bei denen Ihre Anwesenheit nicht notwendig ist und
… die Dauer einzelner Besprechungsthemen nur so lange dauern, wie sie wirklich dauern müssen.

 

Etliche Stunden jede Woche verplempert

Was denken Sie, wie viel Prozent der Meetings eingespart werden könnten?

In der Studie kam heraus: Es sind über 30%!

Ich selbst habe auch viele Jahre als Führungkraft in einem Konzern gearbeitet und ich kann das nur bestätigen. Wertvolle Arbeitszeit wird verbrannt, weil einzelne Teilnehmer noch ihren Senf dazu geben wollen, weil Kollegen immer wieder vom Thema ablenken und Neben-Themen diskutieren und weil einzelne Teilnehmer zu manchen Teilen des Meetings einfach nicht notwendig sind.

Die Meetingregeln, die häufig in Besprechungsräumen auf den Tischen stehen, ändern gar nichts.

Was es braucht sind Führungskräfte oder auch Mitarbeiter, die sich konsequent (!) dafür einsetzen, Meetingzeit sinnvoll zu nutzen.

Einige Basics sind pünktlicher Start, keine Wiederholungen für Zuspätkommer und Verzicht auf elektronische Medien, wie Handys und Laptops, die mit dem Meeting nichts zu tun haben.

Im Prinzip müsste jeder Anwesende im Meeting so in seiner Präsenz, mit seinem Mitdenken gefordert sein, dass er gar nicht die Möglichkeit hat nebenbei E-Mails zu checken oder gar auf Anrufe zu reagieren.

Da dies aber häufig nicht der Fall ist, kann ich es gut nachvollziehen, dass die allermeisten Führungskräfte nebenbei im Meeting Ihre E-Mails checken und beantworten.

Was können Sie konkret tun, um die Meetings, an denen Sie teilnehmen, besser durchzuführen?

Schauen wir uns das konkret an:
1. Meetings, die Sie selbst organisieren und
2. Meetings, an denen Sie teilnehmen und die andere organisieren.

 

Drei Punkte für signifikante Zeitersparnis – Meetings, die Sie selbst organisieren

Erstens:
Das Ziel jedes einzelnen Agendapunktes definieren: statt „Projekt-Update Umbau“ heißt der Agendapunkt dann „Budget und neues Timing beim Projekt ‚Umbau’“. Nur diese Punkte besprechen Sie dann.

Zweitens:
Ein Zeitlimit pro Agendapunkt festlegen und auch einhalten. Dazu benötigen Sie einen Zeitnehmer, der auf die Einhaltung der Zeit drängt. Diese Person macht zwischendurch und zwei Minuten vor Zeitablauf pro Agendapunkt eine Ansage: „noch zehn… noch zwei… Minuten“.

Drittens:
Einzelne Kollegen nur zu einzelnen Agendapunkten einladen. Damit vermeiden Sie auch unaufmerksame Kollegen und Smartphone-Getippe, denn alle Anwesenden sind bei dem jeweiligen Agendapunkt tatsächlich erforderlich. Die Teilnehmer können sich auf eine konkrete Anfangszeit einstellen, da Sie pro Agendapunkt ein Zeitlimit festgelegt haben.

Allein diese drei Maßnahmen werden Ihnen helfen, deutlich Zeit in Ihren Meetings einzusparen. Die Umsetzung allerdings erfordert ein Umdenken und Disziplin. Nur mit Engagement und Mühe schaffen Sie es, 20 bis 30 % Meetingzeit einzusparen.

 

Jede Woche mehrere Stunden einsparen!

Apropos, wie viel Zeit verbringen Sie eigentlich in Meetings? Wie viele Stunden sind das am Tag im Schnitt?

Wenn sie nur 3 Stunden am Tag im Meeting verbringen sind das pro Woche 15 Stunden, wenn sie davon 20% nur einsparen würden, so wären dass 3 Stunden pro Woche.

Lohnt es sich für 3 Stunden Zeitersparnis pro Woche, sich Mühe zu geben?
Diese Zeit können Sie sicher sinnvoll nutzen.
Wie wär’s damit, einmal pro Woche eine Stunde früher aus dem Büro zu gehen und auf dem Weg nach Hause noch ins Fitnessstudio zu springen?

 

Signifikante Zeitersparnis – Meetings, die Sie nicht selbst organisieren

Was können sie als Teilnehmer von Meetings tun? Mein Tipp: Leiten Sie diesen Artikel weiter an den Organisator des Meetings, an dem Sie regelmäßig teilnehmen.

Diskutieren Sie die Idee, die drei genannten Punkte umzusetzen. Überlegen Sie dann, wer die Meetingorganisation übernimmt. Macht das die Führungskraft selbst? Kann das auch der Assistent machen? Das letztere wäre passend. Schließlich lautet mein Motto „Führen wie ein Löwe“. Und Löwen jagen nicht selbst. Diese existentiell wichtige Aufgabe hat der Löwe an die schlankeren und schnelleren Löwinnen delegiert.

Erfolgsentscheidend ist – egal, ob Sie selbst das Meeting organisieren oder ob Sie an dem Meeting nur teilnehmen –, dass Sie alle Teilnehmer des Meetings informieren und Meetingdisziplin – immer wieder und immer wieder – einfordern. Wenn Sie es nicht machen, macht es auch sonst niemand.

Laden Sie sich hier das Dokument „20 bis 30% Meetingzeit einsparen“. Dort können Sie noch einmal auf einer Seite knackig alle wichtigen Punkte nachlesen. Zusätzlich finden Sie weitere wertvolle Tipps.

 

Tipp für die ganz Schnellen

Und wenn Ihnen das alles zu kompliziert ist, dann beherzigen Sie einen einzigen Tipp: Führen Sie ihre Meetings ab sofort im Stehen durch. Schaffen Sie Kaffee, Kekse und Getränke komplett ab. So reduziert sich automatisch Ihre Meetingzeit.

Warum gibt es wohl in immer mehr Unternehmen morgendliche Stand-up-Meetings, die im Stehen durchgeführt werden und maximal 15 Minuten dauern? Da setzt sich niemand hin und macht es sich gemütlich. Der zielgerichtete Austausch steht im Fokus.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren effizienten Meetings und bei der Nutzung Ihrer Zeit für noch sinnvollere Tätigkeiten als Meetings.

Ihr Markus Jotzo

 

Ich freue mich sehr auf Sie in der nächsten Woche im Blog-Impuls 196 Umsetzungs-Disziplin und Gewohnheiten. Da geht es darum, wie es Ihnen gelingt, sich neue Gewohnheiten anzugewöhnen, die Ihnen langfristig helfen, einen deutlich besseren Job in Ihrer Führungspositionen zu machen.

 

Und eine letzte Bitte habe ich an Sie: Wenn Ihnen dieser Blog gefallen hat, dann leiten Sie ihn an eine Führungskraft weiter, der Sie wohl gesonnen sind. Und tauschen Sie sich darüber aus, was die andere Führungskraft davon umgesetzt hat. So können Sie sich gegenseitig anstacheln, lernen und besser werden.

2 thoughts on “Impuls 195: 20-30% Meetingzeit einsparen

  • Von Matthias - Reply

    Hallo Herr Jotzo,
    ich finde ihren Blog und Podcast sehr gut und konnte schon viel davon mitnehmen. Weiter so!!!

    Folgende Frage zum Thema Meetingzeit einsparen: Was tun, wenn ein Thema diskutiert wird, ein Zeitfenster von 15 Minuten festgelegt wurde und am Ende noch kein Ergebnis da ist oder noch weiterer Diskussionsbedarf besteht.
    Wenn es ein wichtiges Thema ist, aber die Agenda befolgt werden soll, entsteht hier ja ein Konflikt.
    Klar, es gibt die Option der Wiedervorlage. Das geht aber nur,wenn das Thema ein Verschiebung zu lässt. Oder arbeitet man die Agenda ab und nimmt dann das Thema nochmal auf?

    Welche Lösungen gibt es noch?

    Viele Grüße, Matthias

  • Von Markus Jotzo - Reply

    Lieber Matthias, eine gute Frage!

    Meine Empfehlung:
    Schauen Sie anhand von Beispielen, was die Ursachen für längeren Zeitbedarf wareb. Wurde wieder zu lange gesprochen? Gab uns unnötige Wiederholungen? Waren die Teilnehmer nicht vorbereitet? War die Entscheidungsvorlage nicht sauber ausgearbeitet? Waren 15 Minuten zu knapp bemessen? Je nach Ursache können Sie entscheiden, wie Sie damit umgehen möchten. Nämlich kurzfristig länger sprechen zu diesem Agendapunkt. Oder – je nach Ursache – mehr Disziplin einfordern von den Teilnehmern und als Konsequenz jetzt abbrechen, damit alle weiteren Punkte wie geplant besprochen werden können.

    Länger sprechen ist übrigens nur eine Option, wenn das eine Ausnahme bleibt.

    Besprechen Sie sich mit den Anwesenden, wie sie vorgehen möchten und was jeder zu leisten hat, damit es klappt. Das klappt nicht einfach sofort mit der Verkündung von Regeln. Diskutieren Sie und wählen Sie den für Sie am passendsten Weg. Passen Sie nur auf, dass Sie nicht zu viele Kompromisse machen und nachher die Meetings doch wieder ewig dauern, weil es anstrengend ist, sich an Regeln zu halten.

    Sie bestimmen. Es ist die Wahl des sich besprechenden Teams.

    Viel Erfolg für Ihre effizienten und effektiven Besprechungen.
    Ihr Markus Jotzo

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