Impuls 188: Stellvertreter oder menschlicher Anrufbeantworter?

Bestimmt haben Sie einen Stellvertreter.

Die wichtigste Frage an alle, die einen Stellvertreter haben, lautet: Haben Sie einen Stellvertreter oder so eine Art menschlicher Anrufbeantworter mit dem Standardtext „Der Chef ist nächste Woche wieder da.“?

 

Gute Stellvertreter treffen Entscheidungen

Ihr Stellvertreter hat die Aufgabe, Entscheidungen zu treffen, wenn Sie nicht im Büro sind. Er hat die Aufgabe, die Projekte weiter voranzutreiben und Sie in den allermeisten Fällen des Tagesgeschäfts zu vertreten.

Wenn Sie aus Ihrem Urlaub zurückkommen, dann ist der auf Sie wartende Stapel an Arbeit geringer, weil Ihr Stellvertreter diesen teilweise bearbeitet hat.

Das ist Ihr Nutzen.

Auch Ihr Stellvertreter profitiert von seiner Aufgabe:

  • Er intensiviert die Arbeitsbeziehung zu Ihnen und lernt von Ihnen.
  • Er steht im Rampenlicht und hat eine besondere Rolle im Team.
  • Er qualifiziert sich für seine nächste Führungsposition.

 

9 Schritte für eine sehr gute Stellvertretung

Wie machen Sie nun Ihren Stellvertreter in 9 Schritten immer besser?

Schritt1:
Führen Sie vor jeder geplanten Stellvertretung ein kurzes Übergabegespräch.

Machen Sie das idealerweise am Vormittag Ihres letzten Arbeitstages und blocken Sie dafür ausreichend Zeit. Am besten morgens als allererste Aufgabe des Tages. Sollte dies Ihre erste Urlaubsvertretung oder der letzte Tag zu hektisch sein, so besprechen Sie die Übergabe ohne den Stress des letzten Arbeitstages drei Tage vor Ihrem Urlaub.

Schritt2:
Klären Sie im Dialog für typische Aufgaben und die laufenden Projekte die Entscheidungsbefugnisse Ihres Stellvertreters. Und erläutern Sie, was Sie selbst nach Ihrer Rückkehr bearbeiten wollen.

Schritt3:
Geben Sie ein klares Signal an Ihren Stellvertreter, andere Kollegen und Ihre Kunden:

Lassen Sie Ihren Stellvertreter 1-2 Stunden jeden Tag auf Ihrem Platz sitzen.

Das zeigt wie sehr Sie auf Ihren Stellvertreter setzen und ihm vertrauen.

Sie kennen ja vermutlich aus den anderen Podcasts schon den Leitsatz: Jagen Sie wie ein Löwe!

Lassen Sie die anderen jagen, denn der Rudelführer jagt gar nicht selbst. In der Natur übernehmen die schlanken und etwas leichteren Löwinnen die Jagd. Die Löwinnen sind daher schneller und die besseren Jäger, um Antilopen zu erbeuten.

Schritt4:
Setzen Sie sich am Tag Ihrer Rückkehr für eine halbe Stunde mit Ihrem Stellvertreter zusammen.

Besprechen Sie

– Was ist gelaufen?

– Was ist gut gelaufen?

– Was ist nicht gelaufen?

– In welchen Situationen war Ihr Stellvertreter unsicher?

– Für welche Situationen benötigt Ihr Stellvertreter Ihre Hilfe, um diese beim nächsten Mal besser und selbstständiger zu meistern?

Schritt5:
Lassen Sie Ihren Stellvertreter 75% der Zeit sprechen.

Hören Sie nicht nur zu, um die Projektfortschritte zu verstehen. Hören Sie auch hin, um die Potenziale Ihres Stellvertreters noch besser zu erkennen:

– Bei welchen Themen können Sie nächstes Mal Ihrem Stellvertreter mehr Verantwortung übertragen?

– Bei welchen Themen benötigt Ihr Stellvertreter für das nächste Mal eine bessere Vorbereitung oder Einführung durch Sie oder durch andere?

Schritt6:
Geben Sie Ihrem Stellvertreter spätestens eine Woche nach Ihrer Rückkehr ein durchdachtes Feedback, wie zufrieden Sie mit der Stellvertretung waren.

– Was war gut?

– Was wünschen Sie sich nächstes Mal anders?

Wertschätzung für Entscheidungen – auch für die andersartigen

Schritt7:
Stellen Sie sicher, dass Ihr Stellvertreter spürt, dass Sie ausdrücklich zufrieden waren, dass er Entscheidungen getroffen hat – auch wenn Sie die Entscheidung nicht so getroffen hätten. Dass Sie anders ticken, anders denken und auch anders entscheiden, ist normal. Schließlich ist Ihr Mitarbeiter nicht Ihr Klon.

Schritt8:
Überlegen Sie gemeinsam: Was kann Ihr Stellvertreter beim nächsten Mal noch für Sie übernehmen und weiterführen?

Lassen Sie sich überraschen, was Sie alles delegieren können. Seien Sie radikal, um wirklich Zeit für Ihre echten Chefsachen zu gewinnen.

Schritt9:
Machen Sie sich dabei Notizen. Nutzen Sie diese Notizen vor Ihrer nächsten Stellvertretung.

So machen Sie Ihren Stellvertreter von Urlaub zu Dienstreise zu Urlaub besser und besser. Wenn Sie es geschickt anstellen, dann entlastet Sie Ihr Stellvertreter deutlich.

Und: Fragen Sie sich doch mal, was Ihr Stellverstreter Ihnen noch alles abnehmen könnte, während Sie im Büro sind.

Schicken Sie Ihren Stellvertreter doch mal in dieses Meeting, dass Ihnen wenig bringt, das Sie aber aus politischen Gründen nicht absagen können. Für Ihren Stellvertreter ist es vielleicht richtig spannend, daran teilzunehmen.

Der mittelspannende Kongress, zu dem Sie jedes Jahr fahren. Ist für Ihren Stellvertreter bestimmt richtig spannend.

 

Mitarbeiterbindung durch intensive Stellvertretung

Diese intensive Zusammenarbeit mit Ihrem Stellvertreter hat noch einen weiteren Nutzen. Denn Ihr Stellvertreter merkt, dass er bei Ihnen lernt, dass Sie ihm vertrauen und dass er selbst wächst und immer besser wird. Nun ist Ihr Stellvertreter ein guter oder sehr guter Mitarbeiter. Also bekommt er sicher auch Jobangebote von anderen Unternehmen.

Doch ein guter Mitarbeiter, der lernt und wächst, bleibt Ihnen 1, 2 oder 3 Jahre länger erhalten. Er ist einfach nicht wechselwillig, da so vieles für ihn im Job passt und spannend ist. „Mitarbeiter verlassen immer Führungskräfte, aber nicht Unternehmen.“ sagt Markus Buckingham von Gallup.

Laden Sie sich gern das Dokument „Den Stellvertreter noch besser machen“   

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei, Ihren Stellvertreter besser zu machen, an sich zu binden und sich selbst zu entlasten.

Ihr Markus Jotzo

 

Tipps für die Auswahl Ihres Stellvertreters

Wenn Sie noch keinen Stellvertreter haben, dann hier einige Tipps:

  • Ihr bester Stellvertreter ist nicht unbedingt Ihr bester Mitarbeiter.
  • Ihr Stellvertreter kann aber muss nicht der beliebteste Mitarbeiter im Team sein.
  • Überlegen Sie, was genau Sie Ihrem Stellvertreter alles machen lassen wollen. Diesen Anforderungen sollte er gewachsen sein.
  • Ihr Stellvertreter hat auch Führungsaufgaben im Team in Ihrer Abwesenheit, also wählen Sie einen Stellvertreter, der diese Kompetenzen hat.
  • Wenn Sie den Stellvertreter im Geiste ausgewählt haben, dann informieren Sie Ihren Chef darüber. Vielleicht hat dieser noch einige wertvolle Gedanken für Sie.
  • Klären Sie dann im ersten Gespräch mit Ihrem Stellvertreter Ihre Erwartungen und die Ihres Stellvertreters.
  • Sprechen Sie auch über Gehalt. Sie können Ihrem Stellvertreter dafür mehr Geld geben, wenn er sich bewährt hat. Müssen Sie aber nicht. Schließlich ergeben sich für den Stellvertreter andere nicht monetäre Vorteile.

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